Word로 논문을 쓰는 사람에게는 한글 사용자에게 없는 무기가 하나 있습니다. 원본 관리자입니다. 문헌을 한 번 등록해 두면 본문 인용과 참고문헌 목록을 자동으로 만들고, 문헌을 추가해도 목록이 알아서 다시 정렬됩니다. 스타일을 APA에서 IEEE로 바꾸는 데 걸리는 시간은 3초입니다.
다만 이 기능에는 한 가지 함정이 있습니다. 마이크로소프트 자신이 도움말에 적어 둔 경고인데, 「APA와 MLA 형식은 변경될 수 있으므로 버전이 요구 사항을 충족하는지 확인하십시오」라는 문장입니다. 실제로 오랫동안 Word에 내장된 APA는 6판이었고, 7판을 쓰려면 사용자가 직접 손을 대야 했습니다. 이 글은 기능을 제대로 쓰는 법과, 그 함정을 어떻게 넘는지를 함께 정리합니다.
어디에 있는가 — 참조 탭의 네 가지 버튼
모든 기능은 [참조] 탭의 [인용 및 참고 문헌] 그룹 한곳에 모여 있습니다. 버튼은 사실상 넷입니다.
- 스타일: APA, MLA, Chicago, IEEE, ISO 690, Turabian 등에서 고릅니다. 이 값을 바꾸면 문서 전체의 인용과 목록이 즉시 다시 그려집니다.
- 인용 삽입: 커서 위치에 본문 인용을 넣습니다. 등록된 문헌이 없으면 여기서 바로 새 원본을 추가할 수 있습니다.
- 원본 관리: 문헌 목록 전체를 관리하는 창입니다. 이 글에서 가장 중요한 버튼입니다.
- 참고 문헌: 등록된 문헌으로 목록을 한 번에 만들어 넣습니다.
순서는 스타일 지정 → 원본 등록 → 본문 인용 → 목록 삽입입니다. 스타일을 맨 앞에 두는 이유는 뒤에서 설명합니다.
1단계 — 원본 관리자의 두 목록을 이해한다
[원본 관리]를 누르면 창이 좌우로 갈립니다. 이 구조를 이해하지 못하면 「분명히 등록했는데 목록에 안 나온다」는 상황을 반복하게 됩니다.
- 마스터 목록(왼쪽): 이 컴퓨터의 Word가 기억하는 모든 문헌입니다. 문서와 무관하게 남아 있으므로, 다음 논문을 쓸 때도 그대로 꺼내 쓸 수 있습니다.
- 현재 목록(오른쪽): 지금 이 문서에 딸린 문헌입니다. 참고문헌 목록은 이쪽에서 만들어집니다.
마스터 목록에서 문헌을 골라 [복사]를 누르면 현재 목록으로 넘어옵니다. 반대로, 다른 사람에게 파일을 넘길 때는 상대의 마스터 목록에 내 문헌이 없으므로 현재 목록에 들어 있는 문헌만 살아남습니다. 공동 작업을 한다면 이 점을 먼저 확인해야 합니다.
현재 목록에서 문헌 앞에 체크 표시가 붙어 있으면 본문에서 실제로 인용된 문헌입니다. 물음표가 붙어 있으면 자리 표시자입니다. 자리 표시자는 「일단 여기에 인용이 들어갈 자리」만 잡아 두는 기능으로, 원문을 아직 못 구했을 때 유용합니다. 다만 자리 표시자는 참고문헌 목록에 나오지 않으므로 제출 전에 반드시 모두 실제 원본으로 바꿔야 합니다.
2단계 — 원본을 정확하게 등록한다
[새로 만들기]를 누르면 원본 종류를 먼저 고르게 됩니다. 책, 학술지 기사, 웹 사이트, 보고서, 학위 논문 등입니다. 이 선택이 출력 형식을 결정하므로 대충 고르면 안 됩니다. 학위논문을 「책」으로 등록하면 대괄호 안의 학위 정보가 통째로 사라집니다.
등록 창에서 실무상 중요한 항목은 셋입니다.
- 언어: 국문 문헌은 반드시 한국어로 지정합니다. 언어를 영어로 두면 저자명이 성과 이니셜로 분해되어 「김, 민」 같은 결과가 나옵니다.
- 저자 [편집] 버튼: 저자 칸 옆의 [편집]을 누르면 성과 이름을 따로 입력할 수 있습니다. 한국인 저자는 여기서 성과 이름을 나눠 넣지 말고, 이름 칸 처리 방식을 먼저 시험해 본 뒤 통일하는 편이 안전합니다.
- [모든 참고 문헌 필드 표시]: 기본 창에는 필수 항목만 나옵니다. 이 체크 상자를 켜야 권, 호, DOI, 판 정보 칸이 나타납니다. DOI 칸은 여기에만 있습니다.
잘못된 예: 학술지 기사를 등록하면서 권과 호를 비워 두고 쪽수만 입력
올바른 예: [모든 참고 문헌 필드 표시]를 켜고 권 12, 호 3, 쪽 45-67, DOI까지 채워 등록
여러 저자를 넣을 때는 세미콜론이 아니라 [편집] 창에서 한 명씩 [추가]합니다. 한 칸에 쉼표로 몰아 넣으면 Word가 이를 한 사람 이름으로 읽어 et al. 처리가 어긋납니다. 저자가 몇 명부터 「외」로 줄어드는지는 스타일이 알아서 처리하므로, 등록 단계에서 인원을 정확히 나눠 넣는 것만 신경 쓰면 됩니다.
3단계 — 본문 인용을 넣고 쪽수를 붙인다
인용할 문장 끝에 커서를 두고 [인용 삽입]에서 문헌을 고르면 (김민수, 2023) 형태가 들어갑니다. 여기서 자주 놓치는 것이 직접인용의 쪽수입니다.
삽입된 인용을 클릭하면 오른쪽에 작은 화살표가 생깁니다. 그 화살표에서 [인용 편집]을 고르면 쪽 번호를 넣을 수 있고, 필요하면 저자나 연도를 화면에서 숨길 수도 있습니다. 저자 이름을 문장 안에 이미 썼을 때 괄호에서 저자를 숨기는 기능이 이것입니다.
잘못된 예: 김민수(2023)는 이 현상을 「구조적 지연」이라 불렀다(김민수, 2023).
올바른 예: 김민수(2023)는 이 현상을 「구조적 지연」이라 불렀다(p. 51).
저자명을 문장 안에 쓰는 서술형과 괄호에 몰아넣는 괄호형 중 무엇을 쓸지는 문장의 초점이 저자에 있는지 내용에 있는지로 갈립니다.
4단계 — Word의 APA가 몇 판인지 확인한다
이 글의 핵심입니다. 스타일 목록에서 「APA」를 골랐다고 해서 그것이 7판이라는 보장은 없습니다. 버전에 따라 6판인 경우가 오래 이어졌고, 마이크로소프트 도움말도 형식이 바뀔 수 있으니 확인하라고 명시합니다.
확인 방법은 간단합니다. 단행본 하나를 등록하고 목록을 뽑아 보십시오.
| 확인 항목 | 6판이면 | 7판이면 |
|---|---|---|
| 단행본 출판지 | 서울: 학지사 | 학지사 |
| DOI 표기 | doi:10.1234/… | https://doi.org/10.1234/… |
| URL 앞 | Retrieved from | 없음 |
| 본문 인용(저자 3인) | 첫 인용에 전원 나열 | 첫 인용부터 제1저자 외 |
출판지가 찍혀 나온다면 6판입니다. 이때 선택지는 셋입니다.
- 목록을 텍스트로 확정한 뒤 손으로 고친다. 문헌이 서른 편 이하면 이 방법이 가장 빠릅니다. 고칠 곳은 위 표의 네 줄뿐입니다.
- 7판 스타일 파일을 설치한다. Word의 인용 스타일은 XSL 파일로 정의되어 있고, 이를 Style 폴더에 넣으면 스타일 목록에 새 항목으로 나타납니다. 공개된 APA 7판용 파일들이 있습니다.
- 조테로나 엔드노트로 옮긴다. 두 프로그램은 스타일이 자주 갱신되고 KCI 계열 양식도 손댈 수 있습니다. 계열별 선택 기준은 엔드노트와 조테로 비교에 정리돼 있습니다.
어느 쪽을 택하든 스타일은 글을 쓰기 전에 확정해야 합니다. 원고 후반에 스타일을 바꾸면 그동안 손으로 고쳐 둔 내용이 전부 되돌아갑니다. 앞에서 순서의 첫 단계를 스타일 지정으로 잡은 이유가 이것입니다.
5단계 — 목록을 넣고 국문 정렬을 손본다
참고문헌 장에 커서를 두고 [참고 문헌]에서 목록을 삽입하면 현재 목록의 문헌이 한꺼번에 들어갑니다. 여기서 국내 논문 특유의 문제가 생깁니다.
Word는 목록을 한 덩어리로 정렬합니다. 그런데 국내 학위논문과 KCI 등재지가 요구하는 순서는 국문(가나다) → 동양어 → 서양어(알파벳)입니다. 이 3단 구조는 Word가 만들어 주지 않습니다.
해결 순서는 이렇습니다. 목록을 삽입하고, 다음 단계에서 설명하는 방법으로 텍스트로 확정한 뒤, 세 덩어리로 나눠 각각 정렬합니다. 필드 상태에서 문단을 옮기면 다음 갱신 때 원래대로 돌아가므로 순서를 지켜야 합니다. 같은 문제를 한글에서 처리하는 방법은 한글(HWP) 참고문헌 정렬 가이드에 정리돼 있습니다.
내어쓰기는 Word가 스타일로 처리합니다. 목록을 블록으로 잡고 단락 대화 상자에서 특수 들여쓰기를 내어쓰기 0.5인치로 지정하면 됩니다. APA 목록의 정렬·들여쓰기 규칙 자체는 APA 참고문헌 정리 가이드에서 확인할 수 있습니다.
6단계 — 필드를 텍스트로 확정한다
Word가 넣은 인용과 목록은 글자가 아니라 필드입니다. 클릭하면 회색 음영이 뜨는 것이 그 증거입니다. 필드는 다음 세 가지 사고의 원인이 됩니다.
- 손으로 고친 내용이 필드 갱신 한 번에 원상 복구됩니다.
- 다른 사람의 컴퓨터에서 열면 원본이 없어 인용이 오류로 표시될 수 있습니다.
- PDF로 변환할 때 음영이나 서식이 어긋나 보일 수 있습니다.
그래서 제출본에서는 필드를 텍스트로 확정합니다. 순서는 이렇습니다.
- 파일을 사본으로 하나 더 저장합니다. 원본은 필드를 살린 채 보관합니다. 이 단계를 건너뛰면 되돌릴 수 없습니다.
- 사본에서 전체 선택(Ctrl+A) 후 Ctrl+Shift+F9를 누릅니다. 필드 연결이 끊어지고 결과가 일반 글자로 남습니다.
- 목차나 상호참조도 함께 텍스트가 되므로, 목차를 살려야 한다면 참고문헌 부분만 블록으로 잡아 실행합니다.
노트북에서 F 키가 먹지 않으면 Fn 키를 함께 누릅니다. 확정한 뒤에는 본문 인용과 목록을 한 번 대조하십시오. 본문에는 있는데 목록에 없는 문헌, 목록에는 있는데 본문에 없는 문헌이 남아 있으면 그 자리에서 잡아야 합니다.
스타일을 IEEE·밴쿠버로 바꿔야 할 때
Word 서지 관리의 가장 큰 이점은 스타일 교체 비용이 0에 가깝다는 것입니다. 공학 논문을 쓰다가 학술지를 바꾸면서 저자-연도 방식에서 번호 방식으로 옮겨야 하는 상황이 생깁니다. 손으로 쓴 원고라면 며칠 걸릴 작업이지만, 필드로 넣어 두었다면 스타일 드롭다운을 바꾸는 것으로 끝납니다.
다만 스타일을 바꿀 때 함께 검토해야 할 것이 있습니다.
- 번호 방식은 본문 순서가 곧 목록 순서입니다. IEEE와 밴쿠버는 인용된 순서대로 번호를 매기므로, 문단을 옮기면 번호가 전부 다시 매겨집니다. 이것은 필드가 알아서 처리하지만, 텍스트로 확정한 뒤에 문단을 옮기면 번호가 어긋난 채 굳습니다.
- 저자-연도 방식에서만 쓰던 표현이 남습니다. 「김민수(2023)에 따르면」 같은 서술형 문장은 번호 방식으로 바꿔도 그대로 남아 본문에 저자명과 번호가 동시에 나옵니다. 스타일을 바꾼 뒤에는 본문 문장을 훑어야 합니다.
- 쪽수 표기 관행이 다릅니다. 번호 방식에서는 쪽수를 대괄호 안에 함께 넣는 경우가 많습니다.
번호 매기기 방식의 세부 규칙은 참고문헌 번호 매기기 가이드에, 인용 방식 전반의 체계는 참고문헌 작성법 완전 정복에 정리돼 있습니다.
Word가 국문 문헌에서 자주 틀리는 세 곳
Word의 서지 엔진은 영어권 문헌을 전제로 설계됐습니다. 그래서 국문 문헌에서는 일정한 오류가 반복됩니다. 자동 생성 결과를 받아 든 뒤 이 세 곳만 확인하면 대부분 걸러집니다.
| 지점 | Word가 내놓는 결과 | 고쳐야 할 형태 |
|---|---|---|
| 저자명 | 김, 민. (2023). | 김민수. (2023). |
| 공저자 연결 | 김민수 and 이서연 | 김민수, 이서연 |
| 다수 저자 생략 | 김민수, et al. | 김민수 외 |
첫 줄이 가장 흔합니다. 등록 창의 언어를 한국어로 지정하지 않으면 Word가 이름을 서양식으로 분해해 이니셜만 남깁니다. 이미 수십 건을 잘못 등록했다면 원본 관리자에서 문헌을 하나씩 열어 고치는 대신, 목록을 텍스트로 확정한 뒤 찾아 바꾸기로 처리하는 편이 빠릅니다.
둘째와 셋째 줄은 국문 문헌에 영어권 연결어가 섞이는 문제입니다. 최종 확정 뒤 「 and 」와 「et al.」을 국문 문헌 줄에서만 찾아 바꾸면 됩니다. 서양어 문헌 줄에는 그대로 두어야 하므로 일괄 치환은 위험합니다. 국문 묶음을 블록으로 잡고 그 안에서만 실행하십시오.
Word와 한글 중 무엇으로 쓸 것인가
서지 관리만 놓고 보면 Word가 유리합니다. 마스터 목록이 컴퓨터에 남아 다음 논문에서 재사용되고, 조테로와 엔드노트의 플러그인도 Word를 기본으로 지원합니다. 반면 제출 양식이 한글 파일로 고정된 학과라면 선택의 여지가 없습니다.
현실적인 절충안은 Word로 쓰고 마지막에 한글로 옮기는 것입니다. 이때 반드시 필드를 텍스트로 확정한 뒤 복사해야 합니다. 필드 상태로 붙여 넣으면 서식이 깨지거나 인용이 통째로 사라집니다. 두 프로그램의 전반적 비교는 논문 작성 프로그램 비교에서 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
등록한 문헌이 참고문헌 목록에 안 나옵니다
세 가지를 확인하십시오. 첫째, 그 문헌이 마스터 목록에만 있고 현재 목록에 없는 경우입니다. [복사]로 옮기십시오. 둘째, 본문에서 한 번도 인용하지 않은 경우입니다. 셋째, 자리 표시자로 넣어 둔 경우입니다. 자리 표시자는 목록에 나오지 않습니다.
Word의 APA가 6판이면 반드시 바꿔야 하나요
학과가 7판을 요구한다면 바꿔야 합니다. 다만 스타일 파일을 설치하지 않고도, 목록을 텍스트로 확정한 뒤 출판지·DOI·Retrieved from 세 곳만 고치면 대부분 해결됩니다.
다른 사람과 함께 쓰는 문서인데 인용이 오류로 표시됩니다
상대의 컴퓨터에 해당 원본이 없기 때문입니다. 현재 목록에 문헌이 모두 들어 있는지 확인하고, 최종본은 필드를 텍스트로 확정해 넘기십시오.
필드를 텍스트로 바꾼 뒤 문헌을 추가하면 어떻게 되나요
자동 갱신이 되지 않으므로 손으로 넣어야 합니다. 그래서 필드 확정은 마지막 작업으로 미루고, 원본 파일은 필드를 살린 채 따로 보관하는 것입니다.
정리
Word의 서지 관리는 순서만 지키면 대단히 안정적입니다. 스타일을 먼저 확정하고, 원본을 모든 필드까지 채워 등록하고, 본문 인용에 쪽수를 붙이고, 목록을 삽입한 다음, 사본을 남기고 필드를 텍스트로 굳힙니다. 여기에 국내 논문용으로 두 가지를 더합니다. 내장 APA가 몇 판인지 단행본 하나로 확인하는 것, 그리고 국문·동양어·서양어 3단 정렬은 손으로 맞춘다는 것입니다. 이 여섯 동작이면 문헌이 백 편이 되어도 목록은 무너지지 않습니다.